Polityka prywatności NotiBox

Read in English ↗

Przeczytaj uważnie ten dokument — aby zrozumieć, jakie Twoje dane przetwarzamy, w jakich celach, na jakiej podstawie, komu je udostępniamy, jak je przechowujemy i jakie przysługują Ci w związku z tym prawa.

1. Kto jest administratorem Twoich danych osobowych?

Administratorem Twoich danych osobowych jest spółka Notilabs Prosta Spółka Akcyjna z siedzibą w Poznaniu (61-735), ul. Solna 3/14, KRS: 0001247730, NIP: 7831955923, sąd rejestrowy: Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego („Administrator”, „My”).

2. Jak się z nami skontaktować?

Możesz się z nami skontaktować mailowo (adres e-mail: rodo@notilabs.ai) lub pocztą (adres: 61-735 Poznań, ul. Solna 3/14).

3. Jakie dane przetwarzamy?

1. Jeżeli wchodzisz na stronę NotiBoxa (https://notibox.ai/) – pobierane są tylko dane analityczne (Vercel Analytics) pozwalające monitorować ruch na stronie, zachowania użytkowników i wydajność; zbieramy tylko zagregowane liczniki - bez identyfikacji użytkownika, cookies, Google Analytics, Facebook Pixela, fingerprintingu.
2. Jeżeli zawierasz z nami umowę zakupu NotiBoxa lub usługi Plan Zarządzany – w celu zawarcia tej umowy, jej zmiany lub rozwiązania a także rozliczeń i płatności przetwarzamy Twoje podstawowe dane:
   1. konsumenci: imię, nazwisko, adres zamieszkania, nr telefonu, adres e-mail, adres dostawy, nr rachunku bankowego.
   2. osoby dokonujące zakupu w związku z działalnością gospodarczą: imię, nazwisko, nr telefonu, nazwę firmy, jej adres, adres e-mail, adres dostawy, nr rachunku bankowego, NIP.
3. Jeżeli korzystasz z usługi Newslettera - w celu dostarczania Ci Newslettera przetwarzamy Twój adres e-mail.
4. Jeżeli za pośrednictwem NotiBoxa łączysz się z dostawcą modelu AI:
   1. w modelu Plan Zarządzany – w celu niezbędnym do umożliwienia Ci korzystania z tej usługi przekazujemy treść komunikacji z urządzenia NotiBox (w tym pliki przesłane przez Ciebie asystentowi albo tekst z nich odczytany – patrz pkt. 3 lit. m Polityki) przez bramkę na serwerze NotiBox do dostawcy modelu AI właściwego dla Twojego planu, ale przechodzi ona przez naszą bramkę tylko w tranzycie - nie przechowujemy jej i nie zapisujemy, a w rozliczeniach rejestrujemy tylko metadane: liczbę tokenów, koszt i nazwę modelu — bez treści wiadomości. Wyjątek od tej zasady dotyczy wsparcia zdalnego przez Tailscale (patrz pkt. 3 lit. h Polityki).
   2. w modelu lokalnym (BYOK) – Twoje dane (np. token Telegrama, klucz API, historia i treść komunikacji z dostawcą modelu AI) są zapisane lokalnie, na Twoim urządzeniu, w zaszyfrowanym magazynie z kluczami na dysku SSD. W tym trybie treść Twojej komunikacji z dostawcą modelu AI (w tym dane z Google) nie jest przesyłana przez naszą infrastrukturę - nie mamy do niej dostępu i nie przesyłamy jej nigdzie. Jeżeli łączysz się ze swoim NotiBoxem przez aplikację NotiBox lub adres w domenie *.box.notibox.ai, połączenie przechodzi w postaci zaszyfrowanej przez nasz serwer pośredniczący na zasadach opisanych w pkt. 3 lit. l Polityki. Historia i treść komunikacji z dostawcą modelu AI jest przechowywana na Twoim urządzeniu przez 30 dni (w konfiguracjach możesz ten czas wydłużyć lub skrócić albo w ogóle wyłączyć opcję przechowywania). Wyjątek od tej zasady dotyczy wsparcia zdalnego przez Tailscale (patrz pkt. 3 lit. h Polityki).
5. Jeżeli korzystasz z tekstowego i głosowego asystenta przez Telegram – w ramach diagnostyki i telemetrii urządzenia przetwarzamy tylko Twój identyfikator użytkownika Telegrama. Twoje urządzenie NotiBox komunikuje się bezpośrednio z Telegramem - my nie pośredniczymy w tej komunikacji.
6. Jeżeli zintegrujesz NotiBoxa z Twoim kontem Google – dodatkowo przetwarzamy Twoje dane w zakresie opisanym w pkt. 16 Polityki (w szczególności: jednorazowy kod autoryzacyjny Google przechodzi przez nasz backplane, a w Planie Zarządzanym dodatkowo treść Twoich zapytań i danych z Twojego konta Google jest przekazywana przez nas do dostawcy modelu AI właściwego dla Twojego planu).
7. Jeżeli korzystasz z NotiBoxa zarówno w modelu lokalnym (BYOK) jak i w modelu Plan Zarządzany – dodatkowo możemy przetwarzać dane eksploatacyjne, charakteryzujące sposób korzystania przez Ciebie z tej usługi: oznaczenia identyfikujące Ciebie, oznaczenia identyfikujące zakończenie sieci telekomunikacyjnej lub system teleinformatyczny, z którego korzystasz, informacje o rozpoczęciu, zakończeniu oraz zakresie każdorazowego korzystania z usługi, wolumen wykorzystania AI.
8. Jeżeli korzystasz ze zdalnego wsparcia technicznego NotiBoxa – w celu niezbędnym do udzielenia Ci pomocy technicznej możemy dodatkowo na Twoją prośbę i za Twoją każdorazową wyraźną zgodą połączyć się zdalnie z Twoim NotiBoxem przez Tailscale;
   1. wówczas możemy mieć dostęp do plików systemowych Twojego urządzenia (ale nie do zaszyfrowanego magazynu z Twoimi kluczami) – przy czym wykorzystamy ten dostęp wyłącznie w zakresie niezbędnym do udzielenia Ci zdalnego wsparcia i rozwiązania zgłoszonego problemu technicznego,
   2. w trakcie takiego połączenia nie zapisujemy i nie przechowujemy treści komunikacji pomiędzy Twoim NotiBoxem a modelami AI, bramka nie loguje treści zapytań,
   3. w panelu NotiBoxa zawsze zobaczysz ilość i czas takich logowań,
   4. możesz w każdym czasie przerwać takie połączenie i wyłączyć Tailscale w panelu NotiBoxa,
   5. bez Twojej zgody widzimy wyłącznie to, czy urządzenie jest włączone i podłączone do sieci — nie widzimy żadnych Twoich treści ani plików.
9. Zdalne aktualizacje (OTA) – zarówno w modelu lokalnym (BYOK) jak i w modelu Plan Zarządzany, Twoje urządzenie codziennie łączy się z serwerem NotiBox i pyta o dostępne aktualizacje - przekazywane nam są wówczas: numer seryjny urządzenia, wersja OS, kraj (ustalany z adresu IP). Jeżeli jest nowa aktualizacja - pobiera się i instaluje w nocy między godz. 2:00 a 5:00 (konfigurowalne). Zawsze możesz cofnąć do poprzedniej wersji.
10. Dane diagnostyczne i telemetria NotiBoxa - zarówno w modelu lokalnym (BYOK) jak i w modelu Plan Zarządzany Twoje urządzenie wysyła do nas pakiet danych technicznych – są one przez nas przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do utrzymania urządzenia, jego aktualizacji i wsparcia. Dane te obejmują: identyfikator urządzenia, kod konfiguracyjny, wersje oprogramowania, status usług systemowych, stopień zajętości dysku, wynik automatycznego testu poprawności działania asystenta, stan modułu automatyki domowej, jeśli włączony, status aktualizacji zdalnych, informacje o kopiach zapasowych, zamaskowane fragmenty kluczy API (8 pierwszych i 4 ostatnie znaki - pełnej wartości nigdy nie otrzymujemy) - wyłącznie po to, by stwierdzić, czy klucz jest ustawiony i czy się zmienił, dane eksploatacyjne: liczba wiadomości w ostatniej dobie, liczba tokenów w podziale na modele, identyfikatory kont sparowanych z asystentem (np. identyfikator użytkownika Telegrama) i data ostatniej aktywności. Dane te nie obejmują treści Twojej komunikacji z AI ani danych pobieranych z Twoich kont.
11. Alerty bezpieczeństwa – zarówno w modelu lokalnym (BYOK) jak i w modelu Plan Zarządzany Twoje urządzenie może wysyłać do nas automatycznie komunikaty o potencjalnych zagrożeniach, anomaliach lub incydentach związanych z bezpieczeństwem – są one przez nas przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym dla bezpieczeństwa Twojego i systemu.
12. Jeżeli łączysz się ze swoim NotiBoxem spoza sieci lokalnej (przez aplikację NotiBox na Androida, iOS, macOS lub Windows albo przez adres w domenie *.box.notibox.ai) – połączenie przechodzi przez nasz serwer pośredniczący (relay). Połączenie jest szyfrowane (TLS) od aplikacji lub przeglądarki aż do Twojego urządzenia i odszyfrowywane dopiero na nim – serwer pośredniczący przekazuje zaszyfrowany ruch, nie ma klucza do jego odczytania, nie ma dostępu do jego treści i jej nie zapisuje. Aplikacja NotiBox przy każdym połączeniu sprawdza odcisk klucza Twojego urządzenia, zapamiętany podczas parowania. Serwer pośredniczący zapisuje w logach technicznych: adres IP i port, z którego się łączysz, datę i godzinę połączenia, oznaczenie urządzenia NotiBox, z którym się łączysz, czas trwania połączenia i ilość przesłanych danych. Przetwarzamy je w celu zestawienia połączenia oraz zapewnienia bezpieczeństwa usługi i wykrywania nadużyć. Aplikacja NotiBox przechowuje na Twoim telefonie lub komputerze adres Twojego urządzenia i odcisk jego klucza; nie zawiera reklam ani narzędzi analitycznych.
13. Jeżeli przesyłasz asystentowi pliki – np. skany, zdjęcia, nagrania głosowe albo dokumenty – lub udostępniasz mu archiwum dokumentów firmy, przetwarzamy je w celu wykonania zadania, o które prosisz, w następujący sposób:
    1. pliki są zapisywane i przechowywane na Twoim urządzeniu NotiBox. Nie przechowujemy ich na naszych serwerach,
    2. nagrania głosowe są przepisywane na tekst na urządzeniu. Sam plik nagrania nie jest wysyłany do dostawcy modelu AI,
    3. archiwum dokumentów jest indeksowane i przeszukiwane na urządzeniu. Same pliki z archiwum nie są wysyłane do dostawcy modelu AI, ale fragmenty ich tekstu mogą do niego trafić, jeżeli są potrzebne do wykonania zadania,
    4. zdjęcia i pliki PDF, które wysyłasz asystentowi w rozmowie, mogą zostać przekazane do dostawcy modelu AI w całości, na tych samych zasadach co tekst,
    5. do dostawcy modelu AI trafia tekst potrzebny do wykonania zadania: Twoje polecenie oraz tekst odczytany lub przepisany z pliku albo jego fragmenty. Ten tekst może zawierać dane osobowe, także dane osób trzecich, jeżeli znajdują się w pliku i są potrzebne do wykonania zadania. Przed wysłaniem nie usuwamy ani nie zastępujemy w nim danych osobowych,
    6. w modelu Plan Zarządzany pliki i tekst, o których mowa wyżej, trafiają do dostawcy modelu AI właściwego dla Twojego planu na zasadach opisanych w pkt. 3 lit. d i pkt. 14 Polityki. W modelu lokalnym (BYOK) trafiają bezpośrednio do wybranego przez Ciebie dostawcy, z pominięciem naszej infrastruktury,
    7. jeżeli przesyłasz plik przez Telegram, przechodzi on przez serwery Telegrama, zanim dotrze do Twojego urządzenia. Telegram przetwarza go jako odrębny administrator (pkt. 15 Polityki),
    8. jeżeli łączysz się z urządzeniem przez aplikację NotiBox spoza sieci lokalnej, plik przechodzi przez nasz serwer pośredniczący wyłącznie w postaci zaszyfrowanej (pkt. 3 lit. l Polityki),
    9. pliki z Twojego konta Google (np. z Dysku) przetwarzamy na zasadach z pkt. 16 Polityki,
    10. wyjątek od powyższych zasad dotyczy wsparcia zdalnego przez Tailscale (pkt. 3 lit. h Polityki).

4. Skąd mamy Twoje dane?

Dane, które przetwarzamy:

1. sam nam podałeś (mailowo, telefonicznie lub na stronie Notibox),
2. zostały przez nas pozyskane ze strony NotiBox,
3. zostały przez nas pozyskane z urządzenia NotiBox.

5. Podstawa prawna i cel przetwarzania Twoich danych

RODO przewiduje kilka podstaw prawnych dla przetwarzania danych osobowych - w przypadku zakupu NotiBoxa lub korzystania z naszych usług wystąpi jedna z poniższych:

1. gdy jest to niezbędne do zawarcia umowy dotyczącej NotiBoxa, usługi Plan Zarządzany lub usługi Newslettera lub wykonania tej umowy, np.:
   1. zapewnienia funkcjonalności NotiBoxa,
   2. zapewnienia dodatkowych funkcjonalności objętych Planem Zarządzanym,
   3. zapewnienia aktualizacji oprogramowania i wsparcia technicznego,
   4. realizacji uprawnień gwarancyjnych,
   5. obsługi reklamacji,
   6. kontaktu w sprawach technicznych i rozliczeniowych.
2. gdy jest to konieczne w celu spełnienia przez nas obowiązków wynikających z przepisów prawa, np.: wynikających z ustawy o usługach płatniczych, ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, ustaw podatkowych, ustawy o rachunkowości, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, ustawy o prawach konsumenta, ustawy o Krajowym Systemie Cyberbezpieczeństwa.
3. gdy jest to niezbędne do realizacji naszych prawnie uzasadnionych interesów, w tym:
   1. ulepszania naszych usług i dopasowania ich do potrzeb i wygody użytkowników,
   2. ustalenia, dochodzenia oraz obrony przez nas roszczeń,
   3. zapewnienia bezpieczeństwa usług, monitorowania, powstrzymywania i wykrywania ewentualnych oszustw lub nadużyć,
   4. egzekwowania przestrzegania Regulaminu Sprzedaży NotiBox,
   5. prowadzenia badań i analiz, między innymi pod kątem funkcjonalności systemu informatycznego, poprawy działania usług,
   6. prowadzenia statystyk.
4. gdy wyrazisz na to zgodę: w odniesieniu do danych, co do których nie mamy innej podstawy przetwarzania, możemy zwrócić się do Ciebie o zgodę na ich przetwarzanie. Wyrażenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne. Zawsze Cię o nią wyraźnie poprosimy. Możesz jej nie udzielić; możesz też udzieloną zgodę wycofać w dowolnym momencie kontaktując się z nami mailowo (adres e-mail: rodo@notilabs.ai).

6. Czy musisz podać nam swoje dane osobowe?

Podanie przez Ciebie danych osobowych jest dobrowolne.

W większości przypadków podanie danych, o które Cię prosimy, jest niezbędne do zawarcia umowy pomiędzy nami, jej wykonania czy też realizacji naszych obowiązków wynikających z prawa, a ich niepodanie uniemożliwi nam realizację tych celów (np. jeżeli nie podasz nam swojego maila nie będziemy w stanie przesyłać Ci Newslettera).

W tych nielicznych przypadkach, gdy podstawą przetwarzania jest wyłącznie Twoja zgoda, jej udzielenie przez Ciebie jest całkowicie dobrowolne – a jej nieudzielenie bądź wycofanie nie jest warunkiem zawarcia umowy dotyczącej NotiBoxa ani korzystania z usługi Plan Zarządzany.

7. Jak długo przetwarzamy Twoje dane osobowe?

Przetwarzamy Twoje dane przez czas obowiązywania umowy dotyczącej NotiBoxa, usługi Newslettera lub usługi Plan Zarządzany, a także po ich zakończeniu w celach:

1. dochodzenia roszczeń w związku z wykonywaniem umowy i obrony przed takimi roszczeniami – do wygaśnięcia lub przedawnienia roszczeń (zwykle 3 lata),
2. spełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa - tak długo, jak wynika to z tych przepisów (zwykle 5 lat).

Jeżeli podstawą przetwarzania danych osobowych jest wyłącznie Twoja zgoda (np. na otrzymywanie Newslettera), będziemy przetwarzać Twoje dane do momentu jej wycofania przez Ciebie.

Dane techniczne dotyczące Twojego urządzenia: telemetria i dane diagnostyczne, alerty bezpieczeństwa, logi zdalnego wsparcia (Tailscale) – przechowujemy przez 12 miesięcy.

Logi techniczne serwera pośredniczącego (pkt. 3 lit. l Polityki) – przechowujemy przez 7 dni.

Historia i treść komunikacji z dostawcą modelu AI jest przechowywana na Twoim urządzeniu przez 30 dni (w konfiguracjach możesz ten czas wydłużyć lub skrócić albo w ogóle wyłączyć opcję przechowywania).

Pliki przesłane asystentowi są przechowywane na Twoim urządzeniu; nie przechowujemy ich na naszych serwerach.

8. Kiedy i komu udostępniamy Twoje dane?

Bez Twojej zgody nie udostępniamy Twoich danych podmiotom trzecim, z wyjątkiem sytuacji, gdy:

1. Zobowiązują nas do tego przepisy prawa (np. zobowiązujące nas do przekazanie określonych danych organom ścigania, organom regulacyjnym i innym organom administracji publicznej).
2. Udostępnienie takie jest konieczne w celu realizacji umowy, naszych prawnie uzasadnionych interesów lub obowiązków wynikających z przepisów prawa. Odbiorcami Twoich danych mogą być:
   1. banki lub dostawcy usług płatniczych (dane konieczne do zrealizowania usługi płatniczej),
   2. inne podmioty współpracujące z nami w celu realizacji umowy (np. podmioty świadczące hosting, zajmujące się przechowywaniem danych, wysyłką maili, firmy kurierskie),
   3. audytorzy i biegli rewidenci, doradcy prawni, doradcy podatkowi, księgowi,
   4. podmioty świadczące na naszą rzecz usługi w zakresie wsparcia informatycznego oraz cyberbezpieczeństwa, dostawcy systemów IT, usług telekomunikacyjnych,
   5. inne podmioty, przetwarzające w naszym imieniu Twoje dane osobowe na mocy umów powierzenia przetwarzania danych osobowych (tzw. procesorzy),
   6. jeżeli korzystasz z usługi Plan Zarządzany - przekazujemy treść komunikacji z Twojego urządzenia, w tym pliki przesłane przez Ciebie asystentowi albo tekst z nich odczytany (pkt. 3 lit. m Polityki), dostawcom modeli AI właściwym dla Twojego planu (więcej szczegółów znajdziesz w pkt. 14 Polityki),
   7. jeżeli korzystasz z tekstowego i głosowego asystenta przez Telegram – Twoje dane są przekazywane pomiędzy Telegramem a NotiBoxem (więcej szczegółów znajdziesz w pkt. 15 Polityki),
   8. jeżeli zintegrujesz Twojego NotiBoxa z Twoim kontem Google – dane z Twojego konta Google są przekazywane do Twojego urządzenia Notibox a następnie do dostawców modeli AI (więcej szczegółów znajdziesz w pkt. 16 Polityki).

Podmioty trzecie, którym udostępniamy Twoje dane osobowe mają ograniczoną (przepisami prawa lub umownie) możliwość przetwarzania Twoich danych osobowych. W stosunku do wszystkich takich podmiotów, upewniamy się, że podlegają one obowiązkom w zakresie poufności i bezpieczeństwa zgodnym z niniejszą Polityką Prywatności i przepisami prawa.

Poza sytuacjami, które zostały wskazane w niniejszej Polityce Prywatności, nie będziemy udostępniać Twoich danych osobowych żadnym innym podmiotom bez uprzedniego powiadomienia Cię, a w sytuacji gdy do takiego udostępnienia wymagane byłoby uzyskanie Twojej zgody – bez takiej zgody.

9. Powierzenie przetwarzania danych

Współpracujemy z podmiotami zewnętrznymi (tzw. procesorami), które świadczą na naszą rzecz usługi związane z NotiBoxem i w zakresie niezbędnym dla realizacji tych usług przetwarzają Twoje dane osobowe w naszym imieniu. Są one uprawnione do przetwarzania danych osobowych wyłącznie w określonych celach i zgodnie z naszymi instrukcjami (określają to umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych).

Naszymi głównymi procesorami są:

• Google LLC, USA (dostawca modelu językowego w modelu Plan Zarządzany)
• Anthropic, USA (dostawca modelu językowego w modelu Plan Zarządzany)
• OpenAI, USA (dostawca modelu językowego w modelu Plan Zarządzany)
• xAI, USA (dostawca modelu językowego w modelu Plan Zarządzany)
• Vercel, Inc. (hosting strony)
• Hetzner Online GmbH, Finlandia/Niemcy (hosting panelu serwisowego i serwerów pośredniczących)
• Cloudflare, Inc., USA (ochrona ruchu sklepu)
• Resend, USA (wysyłka powiadomień e-mail)
• Tailscale Inc., USA (zdalne wsparcie).

10. Czy przekazujemy Twoje dane poza EOG?

Nasz panel serwisowy (vendor.notibox.ai) znajduje się na naszym własnym serwerze w Hetzner Online GmbH. w Helsinkach (Finlandia, UE), a serwery pośredniczące (pkt. 3 lit. l Polityki) – w Hetzner Online GmbH w Helsinkach (Finlandia, UE) i w Norymberdze (Niemcy, UE), natomiast wielu naszych procesorów (patrz pkt. 9 Polityki) ma swoje siedziby w Stanach Zjednoczonych zatem Twoje dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG) - do USA.

W przypadku Google LLC, Vercel Inc., Cloudflare, Inc., przekazanie odbywa się na podstawie decyzji wykonawczej Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych wydanej na podstawie art. 46 ust. 1 RODO (EU-US Data Privacy Framework) — podmioty te posiadają aktywną certyfikację.

Szczegóły dotyczące tych zabezpieczeń znajdziesz tu:

• https://www.dataprivacyframework.gov/
• https://cloud.google.com/terms/cloud-privacy-notice
• https://policies.google.com/privacy
• https://vercel.com/legal/privacy-policy
• https://www.cloudflare.com/privacypolicy/

W przypadku Anthropic, OpenAI, xAI, Resend i Tailscale podstawą przekazania są standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską na podstawie art. 46 ust. 2 lit. c RODO, stanowiące część umów powierzenia przetwarzania danych zawartych z tymi podmiotami.

Szczegóły dotyczące tych zabezpieczeń znajdziesz tu:

• https://www.anthropic.com/legal/data-processing-addendum
• https://openai.com/pl-PL/policies/data-processing-addendum/
• https://x.ai/legal/data-processing-addendum
• Resend: https://resend.com/legal/dpa
• Tailscale: https://tailscale.com/dpa

Aby uzyskać kopie tych zabezpieczeń lub bliższe informacje o miejscu ich udostępnienia wyślij maila na adres e-mail: rodo@notilabs.ai

11. Czy stosujemy zautomatyzowane podejmowanie decyzji, w tym profilowanie?

Nie stosujemy profilowania ani innego zautomatyzowanego podejmowania decyzji.

12. Jak chronimy Twoje dane?

Dbamy o bezpieczeństwo Twoich danych osobowych, które przetwarzamy. Stosujemy techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa, mające zapewnić poufność, ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem Twoich danych.

Oto podstawowe środki ochrony:

• Twoje klucze i tokeny są przechowywane osobno, w zaszyfrowanym magazynie kluczy na dysku SSD Twojego urządzenia;
• Twój token Google nigdy nie opuszcza Twojego urządzenia; kod autoryzacyjny jest jednorazowy i kasowany natychmiast po odczycie;
• połączenia w tranzycie są szyfrowane (TLS);
• bramka Planu Zarządzanego nie loguje treści Twoich zapytań;
• zdalne wsparcie odbywa się wyłącznie przez Tailscale (z listami kontroli dostępu, każdorazowo za wyraźną zgodą użytkownika, liczba i czas takich połączeń jest widoczna w Twoim panelu użytkownika);
• stosujemy kontrolę i ograniczenia dostępu naszego personelu do danych.

13. Jakie masz uprawnienia w zakresie przetwarzanych danych?

Masz określone prawa związane z przetwarzaniem Twoich danych osobowych, a my, jako administrator, odpowiadamy za ich realizację zgodnie z RODO.

Jeżeli masz pytania dotyczące Twoich uprawnień lub chciałbyś z nich skorzystać skontaktuj się z nami mailowo (adresem e-mail: rodo@notilabs.ai).

Jak usunąć konto w aplikacji NotiBox i powiązane dane — samodzielnie w aplikacji albo przez wniosek do nas — opisujemy na stronie Usuwanie konta i danych.

Oto prawa przysługujące Ci w związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych:

1. Prawo dostępu do danych osobowych. Masz prawo dostępu do Twoich danych, uzyskania ich kopii oraz uzyskania od nas informacji dotyczących Twoich danych, które przetwarzamy.
2. Prawo do aktualizacji i sprostowania danych osobowych. Masz prawo żądać zaktualizowania lub sprostowania Twoich danych, jeśli są nieaktualne, nieprawidłowe lub niekompletne.
3. Prawo do usunięcia danych osobowych. W niektórych sytuacjach masz prawo żądać od nas usunięcia Twoich danych (np. jeżeli nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane albo przetwarzaliśmy je na podstawie Twojej zgody, którą wycofałeś).
4. Prawo do cofnięcia zgody. Jeżeli przetwarzamy Twoje dane na podstawie Twojej zgody, możesz ją w każdym momencie wycofać. Wówczas zaprzestaniemy przetwarzania tych danych, chyba że będziemy mieć inną podstawę prawną do ich dalszego przetwarzania. Wycofanie zgody nie wpłynie jednak na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonaliśmy na podstawie Twojej zgody przed jej wycofaniem.
5. Prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych. W niektórych sytuacjach masz prawo do żądania od nas ograniczenia przetwarzania Twoich danych.
6. Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych. Masz prawo, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją, wnieść sprzeciw wobec przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych w ramach realizacji naszych prawnie uzasadnionych interesów.
7. Prawo do przenoszenia danych. Prawo do przenoszenia danych przysługuje Ci w odniesieniu do danych, które przetwarzane są w sposób zautomatyzowany na podstawie Twojej zgody lub umowy.
8. Prawo do niepodlegania zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji (w tym profilowanie) polega na tym, że system elektroniczny używa danych osobowych w celu podjęcia decyzji bez interwencji człowieka. Masz prawo nie być poddany takiemu procesowi, jeżeli takie działania wywołują wobec Ciebie skutki prawne lub w inny sposób istotnie na Ciebie wpływają. My nie stosujemy takich praktyk.

14. Zewnętrzni dostawcy modeli AI

NotiBox korzysta z zewnętrznych modeli językowych, żeby odpowiadać na Twoje pytania i polecenia i działać na Twoich danych. Dostawca modelu może być różny np. Google Gemini, Anthropic Claude, OpenAI czy xAI.

W modelu lokalnym (BYOK) sam wybierasz dostawcę/ów AI.

W modelu Plan Zarządzany możesz korzystać z dostawcy modelu AI właściwego dla Twojego planu (więcej szczegółów znajdziesz w pkt. 3 lit. d. Polityki). W takim przypadku dostawca modeli AI przetwarza Twoje dane osobowe w naszym imieniu na podstawie umowy powierzenia przetwarzania.

W Planie Zarządzanym korzystamy z odpłatnych modeli AI, które nie używają przekazanych im danych do trenowania modeli.

Aby uzyskać więcej informacji zapoznaj się z polityką prywatności danego dostawcy. Tu znajdziesz polityki prywatności głównych dostawców AI:

• Anthropic — https://www.anthropic.com/legal/privacy
• OpenAI — https://openai.com/policies/privacy-policy
• xAI — https://x.ai/legal/privacy-policy
• Google Cloud — https://cloud.google.com/terms/cloud-privacy-notice

15. Telegram

Funkcja asystenta tekstowego i głosowego NotiBox wykorzystuje komunikator Telegram. W trakcie tej komunikacji:

• Twoje zapytania i polecenia są wysyłane przez Telegram do Twojego NotiBoxa,
• następnie z NotiBoxa kierowane są bezpośrednio do dostawcy modelu AI wybranego przez Ciebie (model lokalny BYOK) albo za naszym pośrednictwem do dostawcy modelu AI właściwego dla Twojego Planu (model Plan Zarządzany),
• odpowiedź wraca tą samą drogą.

Jeżeli zdecydujesz się korzystać z asystenta AI przez Telegram, Twoje urządzenie NotiBox będzie komunikować się bezpośrednio z Telegramem - my nie pośredniczymy w tej komunikacji. Telegram jest osobnym administratorem danych osobowych i przetwarza je zgodnie ze swoją własną polityką - NotiBox nie ma na nią wpływu. Aby uzyskać więcej informacji zapoznaj się z polityką prywatności Telegrama: https://telegram.org/privacy

Dotyczy to także plików (zdjęć, skanów, nagrań), które wysyłasz asystentowi przez Telegram – przechodzą one przez serwery Telegrama.

16. Integracja z kontem Google

NotiBox może — opcjonalnie i tylko za Twoją zgodą — połączyć się z Twoim kontem Google, żeby działać jako asystent na danych z Twojego konta Google (poczty Gmail, Dysku, Kalendarza, Kontaktów, Arkuszy i Dokumentów). Integracja z kontem Google to dodatkowa opcja, którą włączasz sam w panelu urządzenia i możesz w każdej chwili wyłączyć.

Jak połączyć NotiBox z kontem Google

Łączysz swoje konto Google przez standardowy ekran zgody Google (OAuth). Autoryzujesz dokładnie te zakresy, które widzisz na ekranie zgody.

• Po Twojej zgodzie Google zwraca jednorazowy, krótkożyciowy kod autoryzacyjny. Nasz backplane (vendor.notibox.ai) pośredniczy wyłącznie w przekazaniu tego kodu do Twojego urządzenia NotiBox. Kod jest jednorazowy i kasowany natychmiast po odczycie.
• Wymiana kodu na token (w tym token odświeżający) odbywa się lokalnie na Twoim urządzeniu. Token trafia do zaszyfrowanego, oddzielnego dla każdego użytkownika magazynu kluczy (keychain) na SSD NotiBoxa.
• Token nigdy nie trafia na nasze serwery. Nie mamy kopii Twojego tokena Google i nie możemy zalogować się na Twoje konto z naszej infrastruktury.

Jak i po co NotiBox używa danych z Google

Dane z interfejsów API Google są wykorzystywane wyłącznie do realizacji funkcji asystenta AI widocznych dla Ciebie: czytanie i streszczanie maili, wysyłanie i porządkowanie poczty, zarządzanie wydarzeniami, praca na dokumentach i arkuszach, adresowanie wiadomości po kontaktach. Nie używamy ich do reklam, profilowania ani do trenowania modeli.

Jak NotiBox przechowuje dane z Google

• Token dostępu i token odświeżający — lokalnie na Twoim urządzeniu, w zaszyfrowanym magazynie kluczy (keychain) na SSD (nie na naszym serwerze).
• Treści (maile, dokumenty) — są przetwarzane na bieżąco. Nie tworzymy kopii Twojej skrzynki mailowej ani Dysku po naszej stronie.

Transfer danych z konta Google do modeli AI

Gdy asystent streszcza lub analizuje treść Twoich danych Google (np. maila, dokumentu, wydarzenia), treść ta jest wysyłana do modelu AI w celu realizacji funkcji, o którą poprosisz. Obowiązują te same dwa modele współpracy z AI co przy standardowej obsłudze - model lokalny (BYOK) i model Plan Zarządzany (więcej szczegółów znajdziesz w pkt. 3 lit. d. Polityki).

W obu modelach wybrany dostawca AI przetwarza treści zgodnie zasadami określonymi w pkt. 14 Polityki. My tylko przekazujemy dane (i to tylko w modelu Plan Zarządzany) - poza tym tranzytem nie sprzedajemy Twoich danych z konta Google i nie przekazujemy ich innym podmiotom, z wyjątkiem sytuacji opisanych w zasadach Limited Use poniżej.

Jak cofnąć dostęp i usunąć dane

• W panelu NotiBoxa: /integracje → „Odłącz konto Google”. Token zostaje usunięty z magazynu kluczy (keychain) urządzenia.
• Po stronie Google: w ustawieniach konta (myaccount.google.com/permissions) możesz cofnąć dostęp NotiBoxa do konta Google w dowolnym momencie.
• Odłączenie zatrzymuje wszelkie dalsze odczyty i działania na Twoich danych z konta Google.

Zakresy uprawnień (scopes)

Prosimy tylko o zakresy uprawnień potrzebne do działania asystenta. Część z nich Google klasyfikuje jako wrażliwe lub z ograniczeniami (RESTRICTED) — wymagają one weryfikacji Google i podlegają zasadom Limited Use opisanym niżej.

Prosimy o pełny zakres drive i gmail.modify celowo: asystent ma nie tylko czytać, ale też tworzyć i porządkować treści na Twoje polecenie. Zakres realnego dostępu zawsze odpowiada temu, co zatwierdzisz na ekranie zgody Google.

17. Limited Use — zgodność z polityką Google

Korzystanie przez NotiBox z informacji otrzymanych z interfejsów API Google oraz ich przekazywanie do jakiejkolwiek innej aplikacji odbywa się zgodnie z Google API Services User Data Policy, w tym z wymaganiami Limited Use.

W praktyce oznacza to cztery zobowiązania:

1. Dane z Google API wykorzystujemy wyłącznie do udostępniania lub ulepszania funkcji widocznych dla użytkownika w aplikacji (asystent: czytanie i streszczanie maili, zarządzanie kalendarzem, praca na dokumentach itp.).
2. Nie przekazujemy danych stronom trzecim, z wyjątkiem: (a) gdy jest to niezbędne do udostępnienia lub ulepszenia funkcji NotiBoxa i za Twoją zgodą, (b) ze względów bezpieczeństwa, (c) w celu spełnienia wymogów prawa, (d) w ramach fuzji lub przejęcia, po uprzednim powiadomieniu użytkownika.
3. Nie wykorzystujemy danych z Google API do wyświetlania reklam (w tym reklam spersonalizowanych, remarketingu ani profilowania reklamowego).
4. Nie zezwalamy ludziom (np. pracownikom naszych lub naszych usługodawców) na odczyt Twoich danych, chyba że: (a) wyraziłeś wyraźną zgodę na odczyt konkretnych danych, (b) jest to niezbędne ze względów bezpieczeństwa (np. badanie nadużyć), (c) wymaga tego prawo, lub (d) dane są zagregowane i zanonimizowane i służą wewnętrznym operacjom.

Powyższe zobowiązania są spójne z faktycznym działaniem NotiBoxa. Przekazanie treści do wybranego dostawcy AI (zobowiązanie nr 2) odbywa się wyłącznie po to, by zrealizować funkcję widoczną dla Ciebie, którą sam uruchamiasz. Zobowiązanie nr 4 — brak odczytu Twoich danych przez ludzi — dotyczy infrastruktury NotiBox: w trybie BYOK treść Twojej komunikacji z dostawcą modelu AI w ogóle do niej nie trafia, a w Planie Zarządzanym bramka nie loguje treści, więc personel i wsparcie nie mają do niej dostępu. Połączenie aplikacji NotiBox z Twoim urządzeniem przechodzi przez nasz serwer pośredniczący wyłącznie w postaci zaszyfrowanej, do której nie mamy klucza (patrz pkt. 3 lit. l Polityki). Wyjątek od tej zasady dotyczy wsparcia zdalnego przez Tailscale (patrz pkt. 3 lit. h Polityki).

18. Pytania, wątpliwości i skargi

Jeżeli masz pytania, zastrzeżenia lub skargi dotyczące naszej Polityki Prywatności lub sposobu w jaki przetwarzamy Twoje dane albo chciałbyś zrealizować przysługujące Ci prawa – wyślij maila na adres e-mail: rodo@notilabs.ai

Masz też prawo złożenia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (https://uodo.gov.pl/pl).

Jeżeli uważasz, że Twoje prawa zostały naruszone, możesz ich dochodzić przed sądem.

19. Zmiany w tej Polityce

Wersja bieżąca: 1.2 z dnia 9 października 2026. Jeśli zmienimy coś istotnego — powiadomimy Cię o tym 30 dni przed wejściem w życie zmiany wysyłając maila na wskazany przez Ciebie adres.